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Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel mehr Zendesk für Ihr Team tun könnte? Viele Unternehmen richten Zendesk ein, nehmen ein paar Anpassungen vor und genießen die Vorteile. Doch oft gibt es noch ungenutztes Potenzial, das darauf wartet, entdeckt zu werden. Mit einer übersichtlichen Zendesk-Checkliste ist es einfach, kleine Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, die einen großen Unterschied machen können.
In diesem Artikel gehen wir darauf ein:
- Warum ein Zendesk-Audit im Jahr 2025 unerlässlich ist
- Wie Sie eine Zendesk-Checkliste zur Überprüfung Ihres Systems verwenden
- Der Leitfaden für den Zendesk Health Check 2025
- Der zusätzliche Nutzen eines professionellen Zendesk-Audits
- Wie Premium Plus, der Zendesk EMEA Partner des Jahres, Ihnen helfen kann, die Dinge weiter voranzutreiben
- Sind Sie bereit, das Beste aus Zendesk im Jahr 2025 herauszuholen?
- Möchten Sie Ihr Zendesk von Experten prüfen lassen?
Wenn regelmäßige Überprüfungen oder ein ordentliches Zendesk-Audit vernachlässigt werden, kann Ihre Plattform schnell von "Klassenbester" zu "gerade noch so durchkommen" werden, bevor Sie es merken. Vielleicht sind die Berichte nicht immer aussagekräftig, die Tickets laufen nicht so reibungslos, wie sie sollten, oder die Automatisierungen wirken eher mysteriös als magisch.
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Da Zendesk regelmäßig Updates und neue Funktionen einführt, können Sie leicht Chancen verpassen oder in Rückstand geraten, wenn Sie Ihre Einrichtung nicht im Auge behalten. Im Laufe der Zeit und bei Veränderungen in Ihrem Unternehmen verlieren Sie nur allzu leicht den Überblick darüber, was funktioniert, was Sie bremst und ob Ihre Einrichtung mit den neuen Prioritäten Schritt hält.
Hier kommt ein Zendesk Health Check ins Spiel. Eine strukturierte Überprüfung verschafft Ihnen Klarheit, Zuversicht und konkrete Schritte, damit Zendesk noch besser für Sie arbeitet.
Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Administrator sind oder ein Support-Team leiten, diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die nötige Klarheit zu gewinnen, um Zendesk von "gut genug" zu "wirklich gut" zu machen.
Warum ein Zendesk-Audit im Jahr 2025 unerlässlich ist
Kundenservice ist nicht mehr nur ein nachträglicher Gedanke, sondern ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Ihr Unternehmen. Ihre Zendesk-Instanz ist dabei das Herzstück, denn sie steuert alles vom Ticketing über die Automatisierung bis hin zu Self-Service und Datensicherheit. Da Ihr Unternehmen wächst und die Kundenerwartungen steigen, sind regelmäßige Audits für den reibungslosen Betrieb Ihrer Zendesk-Instanz von entscheidender Bedeutung.
Bei einem Zendesk-Gesundheitscheck geht es nicht nur um das Ankreuzen von Kästchen. Es geht darum, die Konsistenz bei der Bearbeitung von Tickets zu gewährleisten, Ihrem Team zu helfen, Prioritäten schneller zu erkennen und umzusetzen, und die Effizienz auf allen Ebenen zu maximieren. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Ihnen,:
- Ineffizienzen zu erkennen: Veraltete Auslöser, ungenutzte Makros und redundante Automatisierungen können Ihr Team ausbremsen und Kunden frustrieren.
- Bleiben Sie mit den Geschäftszielen im Einklang: Ihre Workflows sollten sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln und Sie nicht aufhalten.
- Aufrechterhaltung von Sicherheit und Compliance: Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, die Sicherheit der Kundendaten zu gewährleisten, da sich Vorschriften und bewährte Verfahren ständig ändern.
- Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter: Optimierte Prozesse bedeuten, dass die Mitarbeiter weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen und mehr Zeit für die Kundenbetreuung haben.
- Maximieren Sie Ihre Investition: Zendesk ist ein leistungsstarkes Tool. Stellen Sie sicher, dass Sie den vollen Nutzen daraus ziehen.
Ein Gesundheitscheck ist wie ein Routineservice für Ihre Support-Plattform: Er hilft Ihnen, kleine Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln.
Wie Sie Ihr System mithilfe einer Zendesk-Checkliste überprüfen
Eine Zendesk-Checkliste dient als schrittweiser Leitfaden für die Überprüfung aller wichtigen Bereiche Ihrer Zendesk-Instanz. So können Sie sicherstellen, dass nichts übersehen wird, egal ob Sie eine vierteljährliche Prüfung durchführen oder sich auf ein größeres Update vorbereiten.
Folgen Sie diesem Ansatz für einen effektiven Gesundheitscheck:
- Planen Sie regelmäßige Audits: Einmal pro Quartal ist ein guter Rhythmus.
- Beziehen Sie Ihr Team mit ein: Holen Sie Feedback von Mitarbeitern, Managern und der IT-Abteilung ein. Jede Rolle bietet einzigartige Einblicke.
- Arbeiten Sie die Checkliste methodisch durch: Konzentrieren Sie sich auf einen Bereich nach dem anderen, um gründlich zu sein.
- Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse: Halten Sie fest, was gut funktioniert und wo Verbesserungen erforderlich sind.
- Priorisieren Sie die Maßnahmen: Kümmern Sie sich zuerst um Quick Wins und planen Sie dann größere Veränderungen.
- Umsetzen und messen: Nehmen Sie Änderungen vor, überwachen Sie die Ergebnisse und passen Sie sie bei Bedarf an.
Eine Zendesk-Checkliste umfasst in der Regel Folgendes:
- Ticket-Verwaltung: Was ist implementiert? Was funktioniert und was nicht?
- Automatisierungen und Auslöser: Werden Auslöser/Automatisierungen verwendet? Funktionieren die Regeln, oder gibt es fehlerhafte Bedingungen? Sind die Auslöser gut organisiert?
- Makros und Ansichten: Verwenden die Agenten die richtigen Tools, um schnell zu reagieren?
- Integrationen: Werden Ihre Drittanbieteranwendungen noch benötigt und sind sie sicher?
- Benutzerberechtigungen: Wird der Zugriff richtig verwaltet?
- Berichte und Analysen: Verursachen benutzerdefinierte Metriken/Attribute irgendwelche Fehler?
- Wissensdatenbank: Ist Ihr Hilfezentrum mit einem Markenzeichen versehen? Gibt es defekte Bilder/Links? Wie ist die Seitenstruktur des Hilfezentrums aufgebaut?
Die Verwendung einer klaren Checkliste sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung und hält Ihre Instanz in Topform, indem sie die besten Praktiken von Zendesk und die neuesten Updates nutzt.
Der Leitfaden für den Zendesk Health Check 2025
Um Ihr Audit so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir unseren kostenlosen Zendesk Health Check Guide für 2025aktualisiert . In diesem aktualisierten Leitfaden werden bewährte Zendesk-Praktiken in den Bereichen Workflows, Automatisierung, Branding, Sicherheit und Zendesk Copilot (KI) vorgestellt, so dass Sie leicht erkennen können, wo Ihre Einrichtung verbessert werden kann.
Er konzentriert sich auf praktische Empfehlungen und klare Erklärungen. So sehen Sie auf einen Blick, wie Sie Ihren Support von gut auf gut umstellen können, egal ob Sie gerade erst anfangen oder bereits ein erfahrener Zendesk-Administrator sind.
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- Sind Ihre Auslöser und Automatisierungen ordentlich organisiert und dienen sie den richtigen Geschäftszielen?
- Haben Sie Erinnerungen eingerichtet, um einen Rückstau von Tickets zu vermeiden?
- Sind Fähigkeiten und Omnichannel-Routing vorhanden, um sicherzustellen, dass Tickets den richtigen Agenten zur richtigen Zeit erreichen?
- Können Sie mithilfe der Funktion "Ereignisse" leicht nachvollziehen, welche Automatisierungen für jedes Ticket ausgelöst wurden?
Ticket-Lebenszyklus & Team-Zusammenarbeit
- Werden Tickets reibungslos von "Neu" und "Offen" zu "In Wartestellung", "Ausstehend", "Gelöst" und "Geschlossen" weitergeleitet?
- Wie handhaben Sie interne und externe Nachfassaktionen innerhalb Ihrer Workflows?
- Arbeiten die Agenten effizient an Tickets zusammen, und nutzen sie Nebengespräche für die Kommunikation mit Dritten?
Arbeitsabläufe und bewährte Praktiken
- Haben Sie eine logische Kategorisierung und Priorisierung für Tickets eingeführt?
- Sind Ihre Ticketformulare gestrafft, um überflüssige Fragen zu vermeiden?
- Verwenden Sie Geschäftsregeln und -absichten, um automatisch die richtigen Personen zuzuweisen, zu priorisieren und zu benachrichtigen?
- Können Sie mit benutzerdefinierten Ansichten und Berichten Berichte über Ticketarten und geschäftliche Auswirkungen erstellen?
- Konzentrieren sich Ihre Agenten auf Tickets mit hoher Priorität, z. B. solche, bei denen SLAs verletzt wurden?
Markenbildung
- VerwendetIhr Zendesk Help Center ein responsives Design, das zur Website Ihres Unternehmens passt?
- Haben Sie eine individuelle E-Mail-Vorlage mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Markenelementenerstellt ?
- Sind Ihr Favicon und Ihre Markenfarben auf allen Kanälen auf dem neuesten Stand?
- Verfügen Ihre Agenten über personalisierte Avatare und Signaturen, die Ihre Markenpersönlichkeit widerspiegeln?
- Verwenden Sie Ihre eigenen Marken-E-Mail-Adressen für die Support-Kommunikation?
Sicherheit
- Setzen Sie strenge Passwortrichtlinien durch und aktualisieren Sie diese regelmäßig?
- Ist die Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA) für Agenten und Endnutzer aktiviert?
- Haben Sie ungenutzte API-Tokens entfernt, um Ihr Konto sicher und aufgeräumt zu halten?
- Werden alle Integrationen auf ihre Notwendigkeit und Sicherheit hin überprüft?
Zendesk Copilot (AI)
- Nutzen Sie Zendesk Copilot, um die Produktivität der Agenten durch KI-gestützte Zusammenfassungen, Tonanpassungen und Vorschläge zu steigern?
- Nutzen Sie die Absichtserkennung von Copilot, um die Weiterleitung von Tickets und Antworten zu automatisieren?
- Ist die automatische Unterstützung von Copilot implementiert, damit Agenten schneller und genauer antworten können?
Der Leitfaden für den Gesundheitscheck ist vollgepackt mit unkomplizierten Erklärungen und praktischen Empfehlungen. Er ist in einer klaren Sprache geschrieben, die es Ihnen leicht macht, Ihre Zendesk-Einrichtung zu überprüfen und die wichtigsten Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, egal ob Sie Anfänger oder erfahrener Administrator sind.
Der Mehrwert eines professionellen Zendesk-Audits
Während eine Zendesk-Checkliste Sie in die Lage versetzt, das Offensichtliche zu erkennen, geht ein professionelles Audit tiefer und deckt versteckte Risiken, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten auf.
Warum sollten Sie ein Zendesk-Audit in Betracht ziehen?
- Experten-Analyse: Zertifizierte Zendesk-Experten erkennen, was leicht zu übersehen ist.
- Maßgeschneiderte Empfehlungen: Die Empfehlungen sind speziell auf Ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten, nicht allgemein.
- Zukunftssicher: Sie sind neuen Zendesk-Funktionen und Best Practices immer einen Schritt voraus.
- Objektives Feedback: Ein frischer Blick kann aufdecken, was interne Teams möglicherweise übersehen.
Ein Zendesk-Audit ist besonders nützlich, wenn Sie schnell gewachsen sind, ein größeres Update planen oder einfach sichergehen wollen, dass Ihre Instanz sicher und optimiert ist.
Typische Audit-Schwerpunktbereiche
- Überkomplizierte Arbeitsabläufe: Zu viele Auslöser oder Automatisierungen können die Leistung beeinträchtigen.
- Veraltete Makros: Veraltete Antworten können zu Verwirrung und Ineffizienz führen.
- Sicherheitslücken: Vergessene Benutzerkonten oder lockere Berechtigungen bergen das Risiko von Datenverletzungen.
- Ungenutzte Funktionen: Viele Teams verpassen neue Tools und Integrationen.
- Inkonsistente Kundenerfahrung: Mehrere Kanäle sollten sich nahtlos anfühlen, nicht fragmentiert.
Ein professionelles Zendesk-Audit führt zu einem klaren, nach Prioritäten geordneten Aktionsplan und zu praktischer Unterstützung, wenn Sie Hilfe bei der Umsetzung von Verbesserungen benötigen.
Wie Premium Plus, Zendesk EMEA Partner des Jahres, Ihnen helfen kann, die Dinge voranzutreiben
Premium Plus prüft Bereiche, die von der Automatisierung nicht erreicht werden können oder die das Urteil eines Experten erfordern, um aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern.
Wenn Sie mehr als einen grundlegenden Gesundheitscheck benötigen, bietet Premium Plus einen umfassenden Zendesk-Gesundheitscheck-Service, der sich wirklich von anderen abhebt. Unsere gründliche, praxisnahe Prüfung ist immer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und kombiniert sowohl automatisierte als auch manuelle Prüfungen, um Tiefe und Genauigkeit zu gewährleisten.
Unser umfassender Zendesk-Audit geht weit über automatische Scans hinaus. Während sich viele Unternehmen ausschließlich auf automatische Prüfungen verlassen und Ihnen einen von einer Software erstellten Bericht in Rechnung stellen, kombiniert Premium Plus die Automatisierung mit einer detaillierten manuellen Prüfung. Unser Team prüft Bereiche, die von der Automatisierung nicht erreicht werden können oder die das Urteil eines Experten erfordern, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nichts Entscheidendes übersehen wird und Ihr Bericht sowohl gründlich als auch wirklich nützlich ist.
- Über 90 Aufgaben werden überprüft: Sowohl automatische als auch manuelle Prüfungen decken jeden Winkel Ihrer Zendesk-Instanz ab und gewährleisten so eine gründliche und vollständige Prüfung.
- Manuelles menschliches Fachwissen: Unsere Experten überprüfen manuell alle Aufgaben, die nicht automatisch überprüft werden können oder bei denen ein menschliches Auge mehr Nutzen bringt.
- Ein klarer Aktionsplan: Sie erhalten einen klaren Bericht mit der Anzahl der zu erledigenden Aufgaben, den Kategorien (Sicherheit, Workflow usw.) und den Auswirkungen (gering, mittel, hoch).
- 1-stündiges Debriefing-Meeting: Am Ende eines jeden Audits bieten wir eine einstündige Nachbesprechung an. Sie haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Empfehlungen zu besprechen und mit einem klaren, umsetzbaren Fahrplan nach Hause zu gehen.
Unser Ansatz ist kooperativ und frei von Fachjargon, und wir üben keinen Druck aus und wollen Ihnen nichts verkaufen. Wir machen Ihnen einfach ein ehrliches Angebot, damit Sie mehr aus Zendesk herausholen können.
Das Zendesk-Audit von Premium Plus ist:
- Gründlich: Jeder Aspekt Ihres Zendesk wird bewertet, vom Workflow und der Sicherheit bis hin zu Analysen und der Erfahrung der Agenten.
- Umsetzbar: Sie erhalten klare, nach Prioritäten geordnete Empfehlungen, nicht nur eine Liste von Problemen.
- Kooperativ: Unsere Experten arbeiten mit Ihrem Team auf eine freundliche, jargonfreie Weise zusammen.
- Freundlich: Wir sind hier, um Sie zu beraten, nicht um Ihnen etwas anzudrehen.
Wenn Sie einen Gesundheitscheck durch Zendesk- und CX-Experten durchführenlassen möchten , ist Premium Plus für Sie da. Manchmal kann eine neue Perspektive und ein Gespräch mit jemandem, der schon alles gesehen hat, den Unterschied ausmachen.
Sind Sie bereit, das Beste aus Zendesk im Jahr 2025 herauszuholen?
Regelmäßige Zendesk-Audits sorgen dafür, dass Ihr Support-Team effizient arbeitet, Ihre Arbeitsabläufe klar sind und Ihre Kunden zufrieden sind. Ganz gleich, ob Sie unseren kostenlosen Leitfaden für den Zendesk Health Check 2025verwenden , um Ihre eigene Überprüfung durchzuführen, oder ob Sie sich an Premium Plus wenden, um ein professionelles Audit durchführen zu lassen - Sie bereiten Ihr Unternehmen auf einen erfolgreichen Kundenkontakt in diesem Jahr vor.
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